La posibilidad de crear listas desplegables en nuestros libros nos puede facilitar el trabajo, en algunos casos incluso evitará equivocaciones al escribir ya que seleccionamos los datos de una lista desplegable.

Seleccionamos la Celda o Celdas donde queremos el desplegable, vamos a Ficha Datos, Herramientas de datos, Botón Validación de datos, al abrirse el Cuadro de diálogo Validación de datos iremos a parar la opción Configuración, es ahí donde podemos configurar nuestra Lista desplegable.

La herramienta Validación de datos tiene otras muchas posibilidades no sólo crear desplegables.

En el vídeo veremos:

  • 🔹 Validación de datos 
  • 🔸 Crear Lista personalizada 
  • 🔹 Lista desplegable




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El uso de desplegables hechos con reglas de validación en Excel

Es una técnica poderosa que te permite crear listas desplegables en celdas para seleccionar valores predefinidos.

Estas listas son útiles para mantener la consistencia de los datos ingresados, evitar errores y facilitar la entrada de información.

Aquí tienes algunos ejemplos de cómo puedes utilizar desplegables hechos con reglas de validación en Excel para mejorar la entrada de datos y la organización de la información:

  • Registro de Gastos por Categoría: Imagina que estás registrando gastos en una hoja de Excel y deseas asegurarte de que los usuarios seleccionen una categoría específica para cada gasto. Puedes crear un desplegable con las categorías disponibles utilizando una regla de validación. Esto garantizará que todos los gastos se asignen a categorías consistentes y facilitará el análisis posterior.
  • Selección de Departamento en un Informe de Gastos: En un informe de gastos corporativos, puedes crear un desplegable en la celda donde se ingresa el departamento responsable de cada gasto. Al utilizar una regla de validación con los nombres de los departamentos, evitas errores tipográficos y aseguras que los gastos estén correctamente asignados.
  • Elección de Productos en una Cotización: Si estás elaborando cotizaciones de productos o servicios, puedes utilizar desplegables para que los usuarios elijan los elementos que desean cotizar. Una regla de validación puede asegurar que solo se seleccionen productos existentes, evitando errores y confusiones en la cotización.
  • Selección de Mes en un Informe Financiero: Supongamos que estás creando un informe financiero mensual. Puedes configurar un desplegable con los nombres de los meses utilizando reglas de validación. Esto garantizará que los datos se ingresen en el mes correcto y facilitará la generación de informes y análisis.
  • Listado de Proyectos en un Registro de Tiempo: En un registro de tiempo donde los empleados registran sus horas trabajadas en diferentes proyectos, puedes crear un desplegable que contenga los nombres de los proyectos. Al aplicar una regla de validación, te aseguras de que los nombres de los proyectos se ingresen correctamente y que no se cometan errores al seleccionar uno.
  • Selección de Tipo de Ticket en un Sistema de Soporte: En un sistema de soporte técnico, puedes utilizar desplegables para que los usuarios elijan el tipo de problema o solicitud que están reportando. La regla de validación asegura que se seleccionen tipos de tickets válidos, lo que simplifica la categorización y el manejo de las solicitudes.
  • Calificación de Evaluaciones: Si estás realizando evaluaciones o encuestas con calificaciones, puedes crear desplegables con las opciones de calificación (por ejemplo, de 1 a 5). La regla de validación garantiza que solo se ingresen valores de calificación válidos y facilita el cálculo de promedios o análisis de rendimiento.

Estos ejemplos ilustran cómo los desplegables hechos con reglas de validación en Excel pueden mejorar la precisión, la consistencia y la eficiencia al ingresar y analizar datos en diversas situaciones.

La capacidad de elegir entre opciones predefinidas simplifica la entrada de datos y garantiza que los valores sean coherentes y válidos.